Gestión de inventario de un hotel: cómo hacerla, consejos prácticos y más

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La gestión hotelera es un campo muy extenso que varía de un hotel a otro. Sin embargo, hay un elemento constante en los hoteles sin importar el tamaño de los mismos: el inventario del hotel. Si eres nuevo en esto, puede que veas la gestión de inventario de un hotel como una montaña difícil de conquistar. Pero en realidad no es así.

Vale decir que la gestión del inventario hotelero afecta a todas las operaciones del hotel. Recordemos que, en cualquier hotel, una habitación es el producto más rentable. Sin un sistema de gestión adecuado, los hoteles no tienen otra opción que dejar que las agencias de viaje online (OTAs) gestionen la estrategia comercial de su propiedad.

¿El resultado de esto? Los hoteles pierden ingresos porque pagan a las OTA comisiones que van desde un 15 hasta un 30%.

A continuación, conoceremos en qué consiste el inventario de un hotel, además de consejos útiles para una gestión adecuada del mismo.

¿Qué es el inventario del hotel?

La industria hotelera ha evolucionado con el paso de los años, y lo mismo ha ocurrido con lo que se refiere a la gestión y los modelos comerciales. De hecho, el inventario hotelero antes sólo se refería a la cantidad de habitaciones disponibles para su distribución o venta.

Hoy en día, el término va mucho más allá de la disponibilidad de habitaciones. El inventario del hotel incluye todos los recursos utilizados a diario en un hotel. Esto abarca desde habitaciones y artículos utilizados por el personal de limpieza, como ropa de cama y lavandería, hasta artículos de restaurante, equipos, servicios y complementos.

De hecho, el inventario hotelero crece año tras año hasta un sorprendente 60% en todo el mundo. Sin embargo, al tener más artículos y servicios disponibles, cada vez es más difícil optimizar y administrar el inventario del hotel en términos gananciales

Aparte, hay otros factores a considerar. La necesidad de saber qué está disponible en este momento, así como la necesidad de fijar el precio de sus habitaciones y servicios de forma dinámica, hacen que la gestión del inventario del hotel sea aún más desafiante.

Tipos de inventario en la industria hotelera

En la industria hotelera, el inventario se puede dividir en dos categorías: inventario hotelero primario y secundario.

El inventario principal del hotel lo conforman las habitaciones, las cuales son la principal fuente de ingresos. Una habitación alquilada te permite generar ingresos a partir de otros servicios y artículos de inventario que tengas disponibles.

Por esta razón, necesitas saber en todo momento la ocupación de tus habitaciones, y cuándo volverán a estar disponibles. Además, debes optimizar los precios para mantener las habitaciones ocupadas y aumentar los ingresos de las propiedades.

El inventario secundario, por otra parte, es una categoría más amplia. Aquí se incluyen desde tiendas de regalos, restaurantes y artículos para la habitación hasta complementos. Si te abasteces de artículos que tus huéspedes no usan, perderás dinero. Por otro lado, si no tienes o no puedes ofrecer lo que tus huéspedes necesitan, no mejorarás  su experiencia y no generarás más ingresos.

¿Cómo hacer un inventario hotelero? Proceso paso a paso

Cada hotel e inventario son únicos. Sin embargo, es posible aplicar el mismo método de gestión de inventario hotelero en todos los hoteles. En cualquier caso, el alcance del trabajo dependerá del tamaño del hotel, el tamaño y la diversidad del inventario, así como de las tasas de ocupación.

A continuación, te explicamos los pasos a seguir para hacer un inventario adecuado:

Recopila datos sobre tu inventario hotelero actual

El primer paso es recopilar los datos de su inventario hotelero actual. Para esto, necesitas catalogar todas las habitaciones y todos los artículos de inventario secundario disponibles en tu hotel. Esto último incluye todo: desde comidas y bebidas hasta ropa de cama y productos de limpieza. 

El objetivo de este paso es lograr una lista definitiva del inventario de tu hotel. Así, podrás optimizar tus próximos pasos.

Haz una referencia cruzada de tu inventario con las tasas de ocupación

Como segundo paso, la gestión primaria del inventario del hotel requiere una referencia cruzada de toda tu oferta de habitaciones con las tasas de ocupación. Administrar significa tener que usar tus recursos para que generen más ingresos.

Una sugerencia en este paso es buscar las habitaciones que rara vez están ocupadas en tu hotel. Por lo general, éstas suelen ser suites de lujo que puedes ofrecer como mejoras asequibles. Además, la información recopilada te ayudará también a optimizar tu red de distribución.

Evalúa el comportamiento de compra de sus huéspedes

Para administrar con eficiencia el inventario secundario de tu hotel, debes observar de cerca el comportamiento de compra de tus huéspedes

¿Tienes productos y servicios que rara vez logras vender? ¿Algunos de tus artículos suelen estar por debajo del nivel de existencias seguro? Si intentas conocer qué quieren y qué no quieren tus huéspedes, podrás encontrar respuestas a estas preguntas.

Identifica patrones

Al recopilar los datos, podrás identificar patrones. Estos patrones te ayudarán a estar al tanto de tus esfuerzos de gestión. Por ejemplo: podrás saber cuándo esperar que las tasas de ocupación bajen o se disparen, así como los artículos que necesitas reabastecer de forma periódica.

Utiliza los datos para optimizar la gestión del inventario hotelero

Finalmente, con todos estos datos a la mano, podrás tomar decisiones informadas. Estos conocimientos te permitirán optimizar el inventario del hotel, maximizar los ingresos y hacer felices a tus huéspedes.

Plantillas de inventario de hotel

Para llevar la gestión del inventario de tu hotel al siguiente nivel, necesitarás toda la ayuda posible. Por ello, investigamos un poco y encontramos estas plantillas de inventario de hotel que puedes usar gratis:

  • Plantilla de inventario de existencias. Esta es una plantilla completa de inventario de existencias. Úsala para crear un listado completo de los artículos que tienes en stock, reducir el exceso de inventario, localizar artículos almacenados y averiguar cuándo necesitas reabastecerte.
  • Plantilla de inventario de ropa de cama. Usa esta plantilla para gestionar de forma efectiva tu inventario de ropa de cama y hacer seguimiento del movimiento de la ropa de cama entre la lavandería y el servicio de limpieza.
  • Plantilla de inventario de alimentos. Mantente al tanto de tu inventario de alimentos. Si tienes un restaurante en tu hotel, esta plantilla te permitirá optimizar tu inventario y organizarlo en categorías(carnes, verduras, alimentos, postres).
  • Plantilla de inventario de equipos. Con esta plantilla podrás hacer seguimiento de la ubicación, estado y valor de los equipos de tu hotel. Además, podrás hacer un seguimiento de varias métricas, tales como la depreciación y los costos operativos.

Consejos para hacer el inventario de tu hotel

Para finalizar, aquí hay algunos consejos adicionales para hacer el inventario del hotel.

Calcula el costo de tu inventario

Ten en cuenta tus costos de pedido, escasez y transporte para optimizar toda tu operación de comercialización y almacenamiento. Así, podrás generar más ingresos y evitar pérdidas por quedarte sin artículos.

Usa software relevante para el usuario

Hacer todo de forma manual es desalentador. Ahora, ¿por qué debes hacerlo así si existe software que puede ayudarte a automatizar todo por completo? De hecho, la última herramienta del sistema de administración de propiedades puede ayudarte a rastrear todo el inventario del hotel, administrarlo sobre la marcha y obtener información valiosa.

Combinando el software con soluciones como UpStay, podrás optimizar tu inventario no vendido, ofreciendo tus habitaciones premium a un precio más óptimo antes de la llegada de tus huéspedes. Además, también podrás aumentar la tarifa diaria promedio (ADR) y vender más servicios premium.

Usa siempre datos para respaldar tus decisiones

No bases tus decisiones de gestión de inventario en un presentimiento o en tu experiencia. En vez de eso, usa los datos de tus hojas de cálculo y herramientas de software para respaldar tus decisiones, tales como la reposición de artículos y la adición o eliminación de un canal de distribución.

Como puedes ver, gestionar el inventario de un hotel es algo complejo. Pero el objetivo final es muy claro: se trata de optimizar el inventario teniendo en cuenta tus objetivos comerciales, además de los deseos y necesidades de los huéspedes.

Además, la gestión del inventario de un hotel es un proceso muy dinámico, por lo cual las hojas de cálculo y el trabajo manual sólo podrán ayudarte hasta cierto punto. Si aprovechas las herramientas de software de última generación disponibles, podrás obtener mejores resultados tanto a corto como a largo plazo.

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Graduada en Universidad de Standford, Arielle cuenta con más de 5 años de experiencia en la industria hotelera. Tiene un MBA en administración de empresas en el IDC Herzliya, Israel. Actualmente trabaja como gerente de cuentas en UpStay, construyendo y manteniendo relaciones sólidas y duraderas con los clientes. Le apasiona ayudar a los hoteleros a generar nuevas fuentes de ingresos con la más avanzada tecnología disponible en el mercado.

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